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Foire Aux Questions (FAQ)
sur le portefeuille pour formations
 Qu’est-ce qu’un portefeuille IREC pour formations ?
Le portefeuille IREC pour formations est un montant que les partenaires sociaux mettent à la disposition d’entreprises issues du secteur de la confection ou de l’entretien du textile en vue du cofinancement de formations professionnelles destinées aux travailleurs. Le système du portefeuille pour formations implique que les formations doivent être organisées, dispensées et évaluées selon une méthode bien déterminée.
Comment est né le portefeuille IREC pour formations ?
Le portefeuille IREC pour formations s’inscrit dans le cadre de l’exécution de l’accord interprofessionnel sur l’emploi du 8 décembre 1998.
A l’époque, les partenaires sociaux du secteur de l’habillement et de la confection ont déterminé que les entreprises qui introduisent une demande auprès de l’IREC en vue de bénéficier du portefeuille pour formations, et dans la mesure où cette demande est approuvée par les partenaires sociaux, peuvent récupérer une partie de leurs cotisations pour les initiatives sectorielles de formation.
Les partenaires sociaux ont posé comme principe qu’une procédure spécifique relative au portefeuille pour formations soit élaborée au sein de l’IREC.
Déjà avant la conclusion de cet accord, l’IREC offrait un soutien financier aux entreprises de confection pour la formation de leurs propres travailleurs par le biais d’initiatives de formation spécifiques à l’entreprise. Elles bénéficiaient ainsi d’un soutien financier pour l’identification des besoins en formation et des projets de reconversion. Le portefeuille IREC pour formations peut être considéré non seulement comme une extension des possibilités, mais aussi comme une nouvelle structure au sein de laquelle l’IREC proposerait un soutien en vue de l’organisation de formations internes à une entreprise.
Depuis 2000, l’IREC met par conséquent un portefeuille pour formations à la disposition des entreprises de confection, plus précisément pour les travailleurs qui relèvent des commissions paritaires 109 et 215.
En 2007, les partenaires sociaux du secteur de l’entretien du textile ont décidé d’introduire le système de portefeuilles IREC pour formations également dans ce secteur, plus particulièrement en vue de soutenir les efforts en matière de formations consentis pour les ouvriers actifs dans les entreprises d’entretien du textile et qui relèvent de la commission paritaire 110.
Comment une entreprise peut-elle introduire une demande pour un portefeuille IREC pour formations ?
Une entreprise peut s’inscrire tout simplement, soit par téléphone, soit par le biais du site internet de l’IREC.
Dans une première phase, des accords seront pris concernant les deux conditions essentielles pour pouvoir bénéficier d’un portefeuille pour formations.
- l’identification des besoins en formation
- l’organisation de la concertation avec les travailleurs.
Ces accords sont pris à l’occasion d’un entretien personnel. Concrètement, on détermine de quelle manière les besoins en formation sont répertoriés et la façon dont les travailleurs seront informés ou consultés concernant le plan de formation. Ces accords sont couchés sur papier et confirmés ensuite par l’IREC à l’entreprise.
L’objectif consiste à souligner l’importance des bases et d’une concertation de qualité et l’entretien vise à déboucher sur la formule la plus optimale et réalisable.
Comment les besoins en formation peuvent-ils être détectés ?
Dans votre entreprise, vous pouvez répertorier les besoins en formation de différentes manières. Vous pouvez déterminer vous-même quelle méthode de travail débouchera, de la manière la plus efficace qui soit, sur un plan de formation réalisable.
- Vous établissez l’analyse vous-même. L’IREC vous propose un fil conducteur en guise de soutien.
- Vous utilisez l’outil IREC d’identification des besoins et ce, en collaboration avec un collaborateur de l’IREC.
- Vous faites appel à un consultant externe.
Si vous souhaitez collaborer avec un consultant externe, l’IREC peut vous proposer différents partenaires. Si vous proposez vous-même un consultant externe, la méthode de travail de ce dernier doit préalablement être soumise aux partenaires sociaux.
L’identification des besoins permet de recueillir des informations. Il va de soi que l’IREC et l’éventuel accompagnateur externe traiteront ces informations en toute confidentialité.
Comment se présente un rapport relatif à une identification des besoins de ce type ?
Dans les grandes lignes, un rapport de ce type comporte les éléments suivants :
• Une esquisse de la situation de l’entreprise, des membres de son personnel et des autres facteurs de production.
• Un aperçu des développements futurs de l’entreprise, de son marché et de ses produits et ce, parfois sur une période de plusieurs années.
• Un aperçu du développement du personnel et des besoins de qualification au cours de la même période.
• Une comparaison entre les fonctions et qualifications actuellement présentes et celles estimées nécessaires pour l'avenir. Cette comparaison sert de base en vue d’un relevé des besoins en formation, tant au niveau de l’entreprise, de ses départements que sur le plan individuel.
Quand les besoins doivent-ils être identifiés ?
L’identification des besoins doit toujours avoir lieu au début de la première année de fonctionnement.
Une identification des besoins peut constituer une base pour des actions de formations au sein de l’entreprise durant plusieurs années.
Après 4 ans de fonctionnement avec un portefeuille pour formations, il convient toutefois de mettre à nouveau clairement l’accent sur la phase d’identification des besoins dans le cadre du trajet de portefeuille pour formations.
Un nouveau plan de formation peut être établi à l’aide de l’outil d’identification des besoins de l’IREC.
Les entreprises qui, pour une raison quelconque, ne souhaitent pas utiliser l’outil d’identification des besoins de l’IREC peuvent réaliser elles-mêmes cette analyse, à condition toutefois que l’outil qu’elles comptent utiliser soit approuvé par l’IREC. D’autre part, l’identification des besoins sera toujours encadrée par l’IREC.
Bien sûr, il est également toujours possible de faire appel à des experts externes.
Comment l’IREC vous soutient-il sur le plan de d’identification des besoins ?
Le soutien accordé par l’IREC varie selon que vous effectuiez vous-même l’identification des besoins ou que vous fassiez appel à un expert externe.
L’accord de l’IREC est requis dans tous les cas où vous faites appel à des experts externes.
A. Photo de l’entreprise
Le coordinateur de projet IREC procède toujours à une photo de l’entreprise sur la base des informations qui figurent sur le site internet de l’entreprise concernée ou d’autres sites mais également de la centrale des bilans de la Banque Nationale de même que du bilan social. Cette radiographie de l’entreprise constitue la première étape en vue de l’établissement d’un plan de formation.
B. Identification des besoins en collaboration avec des parties externes
1. Identification initiale des besoins
Une intervention dans les frais du consultant externe de 250 € par travailleur, est prévue, moyennant un maximum de 5 000 € par entreprise, en vue de la mise sur pied de l’identification systématique des besoins.
Il est convenu de l’organisation et l’offre de prix de l’identification des besoins en formation avec la direction de l’entreprise en fonction des attentes de cette dernière, de la méthodologie la mieux adaptée, du timing, etc. La mise en œuvre est ensuite confiée à l’entreprise et l'accompagnateur externe. L’instance externe facture directement à l'entreprise.
L'IREC peut intervenir dans les frais encourus sur la base des résultats de l’identification des besoins, à savoir du rapport et du plan de formation.
2. Un rappel de l’identification des besoins
S’il est fait appel une seconde fois au même consultant externe, l’intervention maximale est plafonnée à 3 000 €. Si l’entreprise souhaite faire appel à un autre détecteur, l’intervention peut s’élever à 5 000 €.
3. Identification des besoins par Bruxelles Formation
S’il est fait appel à Bruxelles Formation (instructeurs confection) dans le cadre de l’identification des besoins en formation, un tarif de 150 € par demi-journée ou par tranche de 3 heures est d’application. L’intervention de l’instructeur se limite à :
- un avis technique en cas de problèmes de production ;
- un avis concernant les formations de travailleurs ;
- un avis fonctionnel concernant la détermination des tâches des travailleurs.
C. Identification des besoins en gestion propre
Les membres du personnel établissent un plan de formation en fonction de leur propre méthode. Aucune intervention n’est prévue pour l’établissement d’un plan de formation en gestion propre.
D. Identification des besoins avec l’outil de l’IREC
Si vous utilisez l’outil d’identification des besoins de l’IREC, en collaboration avec un collaborateur de l’IREC, une intervention de 15 € par heure est prévue pour chaque travailleur qui collabore à l’établissement du plan de formation de l’entreprise. La collaboration à l’identification des besoins est, pour le soutien de formation, assimilée à une formation interne à l’entreprise. Dès lors, l’intervention pour l’identification des besoins peut atteindre l’intervention maximale telle que prévue pour les formations internes à l’entreprise (voir plus loin).
Que ressort-il de la concertation entre l’employeur et le travailleur ?
Une formation poursuit un double objectif. Si elles s’entourent de collaborateurs dûment formés, les entreprises renforcent leur position sur le marché. S’ils ont bénéficié d’une formation de qualité, les travailleurs sont, quant à eux, mieux à même d’exécuter leurs tâches. Cet objectif double est primordial dans le cadre du soutien que les partenaires sociaux prévoient dans leur secteur par le biais du portefeuille pour formations.
Pour organiser des formations avec succès, il est essentiel que l’employeur et le travailleur s’y retrouvent dans la politique de formation de l’entreprise.
La transparence à l’égard des travailleurs et l’implication de ces derniers, de même qu’une concertation permanente et un consensus avec l’employeur sont dès lors indispensables et ce, dès les premières phases du développement d’une politique de formation. Cette approche ne doit pas se résumer à un simple échange d’informations concernant un plan de formation, qu'il puisse être immédiatement mis à exécution ou non.
Dans cette optique, un rôle actif est dévolu aux organes de concertation au sein des entreprises (conseil d'entreprise ou délégation syndicale).
Une des tâches de l’IREC consiste par conséquent à soutenir la communication et le dialogue au niveau des organes de concertation. Concrètement, il en résulte que l’IREC peut être invité à une réunion du conseil d'entreprise ou du Comité au cours de laquelle le fonctionnement du portefeuille pour formations est expliqué.
Les entreprises qui optent pour un autre mode de concertation dans le cadre du portefeuille pour formations utilisent le formulaire « Accords avec l’IREC ».
En principe, l’approbation définitive du soutien de l’IREC pour des formations par les partenaires sociaux s’inscrit dans le consensus fixé au sein de l’entreprise.
Depuis septembre 2010, l’IREC peut remettre aux travailleurs individuels un relevé des formations qu’ils ont suivies dans le cadre des prestations de services de l’IREC : portefeuille, compte d’apprentissage et formations ouvertes. Ce relevé est fourni dans un dossier personnel intitulé « Mes formations » et peut également être consulté en ligne grâce à une code d’accès personnel.
Comment se présente un plan de formation ?
Un plan de formation indique de quelles formations il s’agit, à qui elles sont destinées, quand elles sont prévues et par qui elles seront dispensées.
Par ailleurs, un plan de formation ne doit pas satisfaire à des exigences spécifiques. Il est toutefois évident que, plus il est concret, mieux c’est.
Au vu du soutien de l’IREC en matière de formation, des informations complémentaires concernant les travailleurs ou les formations seront, par ailleurs, demandées par l’IREC.
Dans la pratique, le schéma d’un plan de formation dépend en effet des possibilités de cofinancement. Ceci s’applique également au cofinancement par des instances autres que l’IREC. Si, par exemple, un soutien du FSE (Fonds Social Européen) est sollicité, l’IREC proposera le schéma tiré des dossiers de demande d’assistance au FSE.
Comment un portefeuille pour formations est-il approuvé ?
Les partenaires sociaux se fondent, d’une part, sur le plan de formation et, d’autre part, sur le consensus fixé au sein de l’entreprise concernant le plan de formation.
Pour la réalisation de ce plan, l’IREC propose un montant de soutien aux partenaires sociaux pour accord.
Nota bene : l’IREC ne peut pas proposer une intervention financière dans le cadre du portefeuille pour formations quand, après une identification des besoins systématique, l’entreprise décide de ne pas organiser de formations.
Un montant de minimum 45 € est réservé pour chaque travailleur repris dans le plan de formation. Ce budget par travailleur peut être majoré en fonction le la catégorie de travailleurs et de la nature des formations (voir point suivant).
L’IREC confirme ensuite l’accord par écrit à l’entreprise. Cet accord doit également mentionner le budget disponible pour la réalisation du plan de formation.
Sur quoi porte le montant de soutien de formation de l’IREC ?
Financement par travailleur et par année :
Formations internes (formations dispensées par les propres collaborateurs de l’entreprise) :
15 € par heure, à concurrence de maximum 10 heures de formation
Formations externes (formations dispensées par des tiers, sur facture) :
30 € par heure, à concurrence de maximum 300 €
Politique de formation axée sur les compétences :
maximum 360 €
The Sky the Limit ?
L’offre dans le cadre du portefeuille IREC pour formations sera évaluée chaque année. Chaque année, les partenaires sociaux décideront dans quelle mesure et quel sens le portefeuille pour formations doit subsister.
Chaque année, le budget total affecté au fonctionnement du portefeuille pour formations sera ainsi également déterminé par les partenaires sociaux. Ce budget dépend non seulement des moyens disponibles et des priorités sur le plan du fonctionnement de l’IREC, mais est également fonction de l’évaluation du fonctionnement du portefeuille pour formations au cours des années précédentes.
Comment le montant est-il payé ?
Les formations internes sont financées à raison de 15 € par heure et par travailleur.
Le financement des formations externes qui, généralement, sont plus chères que les formations internes, dépend du montant facturé par le formateur externe. Le financement à l’heure par travailleur est calculé en divisant le montant de la facture par le nombre total d’heures de formation suivies par l’ensemble des participants. Le financement à l’heure peut ainsi atteindre maximum 30 € par heure et par travailleur.
Toutes les formations entrent-elles en ligne de compte ?
Le principe du portefeuille pour formations réside dans le soutien du développement des compétences des travailleurs.
En principe, toutes les formes de formation (de familiarisation avec le travail), de spécialisation ou de reconversion entrent en considération. Les formations assurées par des formateurs externes et celles assurées par les travailleurs de l’entreprise peuvent être financées.
Le soutien de l’IREC en matière de formation peut éventuellement être prévu pour des formations qui se déroulent au sein de l’entreprise ou en dehors, que ce soit sur le lieu de travail ou non.
Les formations doivent toutefois satisfaire à certaines conditions afin que l’IREC puisse les cofinancer :
• Les formations doivent être dispensées durant les heures de travail.
• Les formations gratuites n’entrent pas en ligne de compte pour un soutien. Cette restriction s’applique, par exemple, aux formations que l’IREC propose par le biais de son calendrier de formations ouvertes.
• Enfin, il doit s’agir d’une formation proprement dite. Les visites de salons, expositions, incentives, voyages d’étude, etc. ne peuvent dès lors pas être considérés comme des formations.
• Afin de déterminer s’il s’agit ou non d’une formation, nous nous basons sur une définition quelque peu abstraite : une formation suppose un transfert structuré de qualifications (connaissances, aptitudes, attitudes...). Nous entendons par formation structurée une formation qui doit être clairement limitée dans le temps et pouvoir être localisée et qu’un formateur (ou un institut de formation) est responsable du transfert. L’intention doit consister à convertir l’apprentissage dans la pratique.
Quelle distinction est opérée entre temps de formation et temps de travail ?
Dans le cas de formations sur le terrain internes à l’entreprise, il n’est pas toujours possible d’opérer une distinction claire entre le temps de formation et le temps de travail. Ce manque de clarté risque de déboucher sur des interprétations différentes et, par conséquent, sur un traitement différent des travailleurs et entreprises. Nous tenons à éviter ce genre de situation. C’est pourquoi nous avons fixé divers critères pour gérer ce problème.
Un processus de formation sur le terrain se présente comme suit :
· Phase d’instruction : implique un contact direct entre le formateur et un participant à la formation
· Phase d’exercice : le participant a la possibilité de mettre en pratique ce qu’il a appris. Le formateur assure le suivi, que ce soit directement ou indirectement. Le résultat des exercices est indicatif.
· Travail productif : l'activité du participant au cours s’inscrit dans la formation mais le résultat présente une plus-value, ne serait-ce que limitée.
Les trois activités se chevauchent au cours de tout processus de formation sur le terrain interne à une entreprise et sont, par conséquent, difficiles à distinguer. Cette distinction doit toutefois être établie.
Le travail productif n’entre pas en ligne de compte pour une intervention de l’IREC. En revanche, la phase d’instruction et la phase d’exercice relèvent des conditions.
Dès lors, nous pouvons délimiter le temps de formation sur la base du schéma ci-dessous.
Etape 1
· 1a. La phase d’instruction est explicitement enregistrée comme temps de contact entre le formateur et le participant à la formation. La phase d’instruction est assimilée à une période de formation.
· 1b. La phase d’instruction n’est pas explicite. Pour l’une ou l’autre raison, il n’est pas possible d’établir la distinction entre les instructions et d’autres activités. Dans ce cas, 5 % du processus de formation est considéré comme faisant partie de la phase d’instruction et, par conséquent, également du temps de formation.
Etape 2
· 2a. La phase d’exercices est explicitement enregistrée comme frais de mise au rebut. L’intervention de l’IREC est opposée à ce type de frais.
· 2b La phase d’exercices n’est pas explicite. Dans ce cas, 5 % du processus de formation est considéré comme phase d’exercices et, par conséquent, également comme phase de formation.
Conclusion : l’enregistrement de la phase d’instruction et des frais de mise au rebut permet de bénéficier plus efficacement et plus rapidement de l’intervention IREC. Après l’étape 1, il y a de fortes chances que le plafond maximum du soutien de l’IREC soit atteint !
Les frais afférents au recrutement de formateurs internes à l’entreprise peuvent-ils également être indemnisés ?
Le soutien de formation dans le cas de formateurs internes est, en fait, identique à celui pour les travailleurs/participants à la formation. En d'autres termes, l’IREC prévoit un financement de 15 € de l’heure, à concurrence des maxima qui s’appliquent également aux travailleurs.
L’IREC impose toutefois des conditions spécifiques aux formateurs internes à l’entreprise qui souhaitent bénéficier de ce soutien.
A quelles conditions les frais afférents aux formateurs internes à l’entreprise entrent-ils en considération ?
Pour être considérée comme formateur interne à l’entreprise en vue d’un financement dans le cadre du portefeuille pour formations, cette personne doit être reconnue en tant que formateur par les partenaires sociaux.
Les formateurs internes à l’entreprise dans le cadre du portefeuille pour formations peuvent être agréés sur la base des critères suivants :
• Preuve de formation de la formation IREC « Coach & Train ».
• Preuve de formation d’une formation IREC ouverte « Train the trainer » par le biais du calendrier IREC.
• Formation équivalente pour les formateurs auprès d’autres centres de formation.
• Autre expérience démontrable/preuve d’expérience du formateur.
• Agrément du fait d’un diplôme (formation de professeur).
L’agrément a lieu sur la base du plan de formation d’entreprise dans le cadre du portefeuille pour formations. L’IREC communique au formateur que sa nomination est confirmée. Le formateur complètera une évaluation lors de la clôture de l’année de fonctionnement.
Pour les candidats potentiels, l’IREC prévoira également l’encadrement requis ou une formation pour formateurs.
La formation de futurs travailleurs entre-t-elle également en considération pour un cofinancement ?
Les efforts de formation durant la période intérimaire peuvent également être repris dans le plan de formation. Si, au terme la période intérimaire,
1. l’intérimaire est engagé : les heures de formation sont financées par l’IREC et ce, durant l’année de portefeuille à clôturer.
2. l’intérimaire n’est pas engagé : les heures de formation sont financées par le Fonds de Formation pour Intérimaires. L’opération est enregistrée au moyen du formulaire « évaluation intérim ».
Les personnes sous contrat FPI n’entrent pas en ligne de compte.
Quel est le rôle de l’IREC dans le cadre de la réalisation du plan de formation ?
L’IREC suit la réalisation des formations et propose divers outils et instruments en vue d’une organisation des formations aussi efficace et efficiente que possible. Vous trouverez un relevé de l’ensemble des outils sur le site internet de l’IREC.
Bien entendu, l’IREC peut également proposer des centres de formation ou collaborer à la recherche de partenaires appropriés en matière de formation.
Si différentes formations sont prévues pour un seul travailleur, l’IREC peut également proposer d’autres possibilités de financement. Bien sûr, il appartient toujours à l’entreprise de faire un choix en la matière.
Une des tâches du collaborateur de l’IREC consiste à vérifier si les formations financées par l’IREC sont effectivement organisées et à éviter tout abus des moyens mis à disposition par l’IREC.
Il effectue ainsi une visite au moins une fois par an les entreprises qui bénéficient d’un portefeuille pour formations.
Dans l’exercice quotidien de leur fonction, les collaborateurs IREC sont tenus de respecter un code déontologique.
Comment et où les efforts de formation sont-ils enregistrés ?
L’IREC versera le soutien de formation sur la base de preuves de formation. C'est la raison pour laquelle les efforts de formation fournis doivent être enregistrés. Des accords sont pris concernant cet enregistrement au début de l’année de fonctionnement.
L’IREC a élaboré une application internet en vue de l’enregistrement de formations. Pour chaque entreprise avec un portefeuille pour formations, l’IREC prévoit une page sécurisée sur le site internet de l’IREC où les progrès sur le plan des formations d’entreprise peuvent être enregistrés et suivis.
Afin d’éviter tout travail de recherche lors de la clôture de l’année de fonctionnement, l’IREC conseille d’enregistrer toute formation dispensée dans ce système de suivi en ligne. Ce système permet de gérer le dossier du portefeuille pour formations et constitue une ligne de communication entre l’entreprise et l’IREC. Les adaptations apportées sur le plan des personnes et thèmes de formation, des augmentations des budgets… peuvent ainsi être parfaitement contrôlées.
Grâce à un code d’accès, l’entreprise peut introduire elle-même des participants à des cours, formations et enregistrements de formations. Ensuite, le collaborateur de l’IREC peut générer les formulaires d’évaluation et effectuer le calcul en vue du financement.
Une alternative à l’application internet est un livre de bord dans lequel toutes les preuves de formation sont tenues à jour sur papier. Ce journal comprend une note de projet, le plan de formation de l’entreprise, les fiches de formation, les fiches des formateurs, les fiches des participants aux formations et la méthode d’évaluation pour l’année de fonctionnement du portefeuille pour formations. Le journal est conservé dans l’entreprise et peut être consulté par l’employeur, le travailleur et l’IREC.
Quand une année de fonctionnement du portefeuille pour formations est-elle clôturée et évaluée ?
A la fin de chaque année de fonctionnement, la clôture du portefeuille pour formations peut être effectué. Il ne peut être procédé à une clôture que si l’année de fonctionnement du portefeuille pour formations a été évaluée par :
• le travailleur individuel sur la base du formulaire de l’IREC (ou d’un formulaire similaire) dûment signé
• les organes de concertation (si présents au sein de l’entreprise)
Outre l’évaluation, toutes les preuves de formation doivent également être transmises à l’IREC afin que le calcul exact puisse être effectué.
En quoi consiste l’évaluation ?
Le plan de formation est évalué à la fin de chaque année de fonctionnement. Concrètement, chaque travailleur individuel doit compléter un formulaire d’évaluation. Sur ce formulaire, le travailleur peut évaluer tant les formations suivies que la méthode de travail du portefeuille pour formations. Un collaborateur de l’IREC établit ensuite une analyse et un rapport de ces évaluations. Ce rapport reprend différents points forts et importants permettant, au besoin, de revoir la situation au sein de l’entreprise concernant la politique de formation.
Si des organes de concertation (l’assemblée du conseil d'entreprise ou le comité) sont présents, ils doivent également transmettre à l’IREC une partie du rapport ainsi que l’évaluation du plan de formation.
Sans les évaluations requises, une année de fonctionnement du portefeuille pour formations ne pourra pas être clôturée. Les travailleurs qui renvoient un formulaire d’évaluation vierge ou sans le motiver ne pourront en principe pas être repris dans le financement.
Que se passe-t-il si un travailleur ne suit pas la formation ou si de nouveaux travailleurs sont inclus dans le plan ?
Les budgets pour des travailleurs issus d’une même entreprise sont interchangeables. En d'autres termes, un budget ayant été réservé pour la formation d’un travailleur déterminé peut également être utilisé pour la formation d’un autre travailleur, à condition toutefois que ce changement soit justifié vis-à-vis de l’IREC. L’IREC pourra ainsi vérifier si ce changement implique une discrimination de catégories déterminées de travailleurs.
En principe, le budget total pour l’ensemble des travailleurs d’une même entreprise ne peut pas être dépassé, à moins que l’augmentation soit argumentée et qu’elle soit approuvée par les partenaires sociaux.
Il existe des plafonds de dépenses pour toute forme de soutien de formation accordé par l’IREC. Ces plafonds représentent la somme des budgets approuvés par les partenaires sociaux. Des changements sont uniquement possibles dans les limites de ces plafonds.
Qu’advient-il s’il est dérogé au plan ?
En ce qui concerne les formations, il est important que celles-ci soient toujours conformes aux besoins établis et qu’il existe un consensus au sein de l’entreprise concernant le programme de formation. Si ces conditions sont respectées, des adaptations flexibles peuvent être apportées au programme, des priorités peuvent être modifiées ou de nouvelles formations peuvent être ajoutées.
S’il s’avère que le plan de formation a été modifié et que, par conséquent, le budget à régler est supérieur au budget initial, les accords suivants s'appliquent :
• en cas de différence supérieure à 20 % ou à 5 000 €, un budget est à nouveau demandé ;
• en cas de différence inférieure à 20 % ou à 5 000 €, la clôture peut être demandée. L’employeur est toutefois informé qu’une extension du budget doit être réclamée.
Qu’en est-il du soutien de formation en cas d’évaluation négative ?
Le résultat de l’évaluation dans le cadre du portefeuille pour formations, qu’il soit négatif ou positif, est, en tant que tel, indépendant du soutien de formation. En d'autres termes, l’IREC cofinancera la formation même dans le cas d’une évaluation négative. Le fait d’associer le résultat de l’évaluation au paiement ou non du soutien de formation hypothéquerait en effet une évaluation honnête et, par conséquent, exploitable.
Il incombe au collaborateur de l’IREC de discuter des résultats de l’évaluation avec l’interlocuteur au sein de l’entreprise et d’en tirer les conclusions qui s’imposent pour l’avenir. Les constats négatifs devraient dès lors inciter à apporter des améliorations.
Le collaborateur de l’IREC doit veiller à signaler à la direction les problèmes graves détectés dans le cadre du portefeuille pour formations de même que les faits supposés ou constatés qui vont à l’encontre de la mission (de l’esprit de la mission) de l’IREC. Voir également le code déontologique.
Dans ce cas, la direction peut décider de suspendre la collaboration et tirera à son tour et en concertation avec les partenaires sociaux les conclusions qui s’imposent concernant l’entreprise en question.
Comment se déroule une clôture ?
1. Etablissement d’un dossier complet
Un dossier complet est transmis aux administrateurs chargés d’approuver le financement et ce, 10 jours ouvrables avant la discussion. Un dossier complet comprend :
• la fiche de suivi (la synthèse du dossier) ;
• la liste nominative des travailleurs ;
• la liste nominative des formations ;
• les enregistrements des heures de formation suivies par travailleur et par formation ;
• l’évaluation (statistiques sur la base des évaluations des travailleurs) ;
• le calcul de l’intervention en fonction des formulaires d’évaluation individuels complétés.
Le dossier complet est transmis par courrier électronique à l’interlocuteur de l’entreprise et aux partenaires sociaux.
2. Le paiement intervient dans le mois suivant l’envoi de la lettre avec ordre de paiement.
Quand démarre et prend fin une année de fonctionnement du portefeuille pour formations ?
La date de démarrage d’une année de fonctionnement du portefeuille pour formations est déterminée d’un commun accord entre l’IREC et l’entreprise. La date à laquelle les partenaires sociaux examinent et approuvent le portefeuille pour formations de l’entreprise peut également servir de référence.
Par conséquent, une année de fonctionnement du portefeuille pour formations peut débuter à tout moment et ne coïncide pas nécessairement avec une année civile.
Si les formations sont censées être dispensées après la date de l’approbation par les partenaires sociaux, la date d’approbation ou, si nécessaire, une autre date à déterminer à l’avenir, fait office de date de démarrage de l’année de fonctionnement du portefeuille pour formations.
Chaque travailleur peut démarrer une formation dans le courant d’une année complète, à compter de la date de démarrage, et bénéficier du soutien de formation maximum durant cette année de fonctionnement. Deux années successives de fonctionnement du portefeuille pour formations ne peuvent jamais se chevaucher.
Est-il possible de bénéficier d’un soutien de formation pour des formations qui sont terminées ?
La règle générale est que le soutien de formation est accordé sur la base d’un plan de formation qui sera réalisé à l’avenir.
Dans certains cas, la formation pour laquelle le soutien est demandé est déjà en cours, voire terminée.
Les demandes qui portent sur un budget de formation peuvent être approuvées avec une rétroactivité jusqu'à 3 mois à compter du dernier jour de la formation.
Cette rétroactivité ne modifie cependant en rien les autres conditions devant être remplies pour bénéficier d’un soutien de formation de l’IREC, à savoir concernant les exigences d’identification des besoins en formation, l’établissement d’un plan de formation et la réalisation d’un consensus au sein de l’entreprise.
Est-il possible de combiner différentes formes de soutien de formation ?
La combinaison de formules de soutien pour des efforts de formation est uniquement possible quand il s’agit de formations différentes. Par conséquent, une entreprise ne peut jamais bénéficier de plusieurs formules de soutien de l’IREC pour une même formation.
Dans certains cas, il est possible de combiner les formules de soutien de l’IREC avec celles de tiers, par exemple le FSE. Les frais indemnisés par des tiers n’entrent toutefois jamais en considération pour un soutien de formation de l’IREC. Chaque euro ne peut dès lors être remboursé qu’une seule fois.
Le cas échéant, il faudra toujours respecter à la lettre les règles que ces tiers imposent à cet effet afin de mettre en place un schéma de financement transparent et sans chevauchements.
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